Βάλε Προτεραιότητες

Από τη Νάντια Καπλανίδου, Business Coach & Mentor.

Το να βάζουμε προτεραιότητες αποτελεί σίγουρα μία από τις πιο σημαντικές και αποτελεσματικές συνήθειες που μπορεί να έχει κάποιος στη ζωή του.

Αναρωτηθείτε: « Ποιο ένα πράγμα θα κατονομάζατε, το οποίο αν το κάνατε σε συστηματική βάση θα έχει θεαματικά θετική επίπτωση στη ζωή σας;» Η απάντηση «Να έβαζα τις σωστές προτεραιότητες» αποτελεί τη δημοφιλέστερη απάντηση.

Ας μην ξεχνάνε το γνωστό νόμο του Pareto ο οποίος υποστηρίζει ότι το 80% των αποτελεσμάτων έρχεται από το 20% των ενεργειών. Θα πρέπει να μπορέσουμε να εντοπίσουμε και να επικεντρωθούμε σε αυτό το τόσο σημαντικό 20% των ενεργειών που παράγει το 80% των αποτελεσμάτων. Δεν θα πρέπει να σπαταλάμε τον χρόνο μας σε όσα δεν είναι σημαντικά. Μόνο θέτοντας προτεραιότητες μπορούμε να είμαστε παραγωγικοί και αποτελεσματικοί.

Μία από τις βασικές αρχές του management είναι η οργάνωση και η εργασία με βάση τις προτεραιότητες. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει εν συντομία πως μπορούμε να διαχωρίζουμε τις εργασίες που πρέπει να γίνονται και σε ποιο τεταρτημόριο είναι ωφελιμότερο να βρίσκεται κανείς.

Ο πίνακας αυτός είναι εξαιρετικός για:

  1. Τη διαχείριση project
  2. Agenda για εταιρικά meeting
  3. Προγραμματισμό αναδιοργάνωσης τμημάτων
  4. Προσωπική οργάνωση χρόνου εργασίας

Η διαφορά μεταξύ σημαντικού και επείγοντος είναι τεράστια και για αυτό προτείνεται να οργανώνουμε τις προτεραιότητές μας με τέτοιο τρόπο έτσι ώστε να εστιάζουμε στα σημαντικά και να μειώνουμε τα επείγοντα. Κυρίως όμως να μειώνουμε τα επείγοντα στα οποία εμείς πλέον πρέπει να επέμβουμε γιατί κάποιος άλλος δεν έκανε σωστά την δουλειά του.

Σε αυτό το σημείο είναι πολύ σημαντικό να τονιστεί ότι η σωστή προετοιμασία, η πρόληψη και ο προγραμματισμός εργασιών μειώνει τον κίνδυνο αύξησης πολλών σημαντικών ζητημάτων ως επείγοντα.

Για αυτό σε meetings και projects εκτός από των χαρακτηρισμό των εργασιών θα πρέπει να γίνεται συγκεκριμένη ανάθεση με συγκεκριμένο deadline. Για την τήρηση των προθεσμιών θα πρέπει να ορίζεται σαφώς και πότε να γίνει η επόμενη επικοινωνία ή συνάντηση για την ανατροφοδότηση σε σχέση με την πορεία της συγκεκριμένης εργασίας. Μπορεί να συμφωνηθεί εκ των προτέρων εκτός από το πότε και το αν αυτή θα με mail, τηλεφωνικά ή δια ζώσης.

Επίσης η επιτυχία εφαρμογής management βάση προτεραιοτήτων βασίζεται στην δέσμευση από την μεριά της διοίκησης να τηρεί παραδειγματικά η ίδια το πλάνο που συμφωνείται ώστε να μπορέσει η πρακτική αυτή να γίνει εταιρική κουλτούρα.

  Επείγον Μη επείγον 
Σημαντικό Εδώ τοποθετούνται οι εργασίες που είναι και σημαντικές και επείγουσες. 
Η περιοχή αυτή συγκεντρώνει όλα εκείνα τα σημαντικά περιστατικά που δε  διαχειρίστηκαν έγκαιρα και κατέληξαν επείγοντα. Άρα η κατάταξη πολλών θεμάτων σε αυτό το τεταρτημόριο είναι ένδειξη προβληματικού προγραμματισμού στην εταιρία.
Είναι δύσκολο να εργάζεται κάποιος συνεχώς σε θέματα επείγοντα και σημαντικά και σίγουρα είναι ψυχοφθόρο.
Σε αυτό το τεταρτημόριο θα μπορούσε να μπει η διαχείριση ενός εξοργισμένου πελάτη, μια νομοθετική ρύθμιση που απαιτεί άμεση εφαρμογή, μια κένωση θέσης εργασίας που απαιτεί άμεση πλήρωση, εύρεση τεχνικού δικτύων γιατί κράσαρε το μηχανογραφικό σύστημα κ.α.
Εδώ είναι οι εργασίες οι σημαντικές αλλά όχι επείγουσες. 
Αυτό το τεταρτημόριο είναι η καρδιά του αποτελεσματικού management μιας και απαιτείται μια ευρύτερη οπτική των αναγκών και του προγραμματισμού.
Σε αυτό το τεταρτημόριο θα μπορούσε να μπει η προσωπική ενδυνάμωση, η ενδυνάμωση των άλλων, η πρόληψη προβλημάτων, η προετοιμασία επαγγελματικών συναντήσεων, ο οικονομικός προϋπολογισμός, η σύνταξη εμπορικής πολιτικής, η αναζήτηση ευκαιριών κ.α.
Μη Σημαντικό Εδώ τοποθετούνται οι εργασίες που είναι επείγουσες και μη σημαντικές.  
Πιεστικά θέματα της στιγμής κυρίως βρίσκονται σε αυτό το τεταρτημόριο π.χ. πληρωμή λογαριασμών που λήγουν, συγκέντρωση στοιχείων ανταγωνισμού πριν της παρουσίαση της επόμενης ημέρας, παροχή βοήθειας – κάλυψης σε συνάδελφο που δεν πρόλαβε να ολοκληρώσει την εργασία του και θα εκτεθεί κ.α.
Εάν κάποιος εργαζόμενος εργάζεται συχνά σε αυτό το τεταρτημόριο έχει μεγάλη πιθανότητα να είναι θύμα των περιστάσεων- να του φορτώνουν συνέχεια εργασίες που ως ασήμαντες τις αφήνουν όλοι για την τελευταία στιγμή. Όσοι αναλώνουν την καθημερινότητα του σε αυτές συνήθως χάνουν το ενδιαφέρον τους για την δουλειά και έχουν μόνιμο εκνευρισμό, χαμηλή απόδοση και μικρή δέσμευση για την εταιρία.
Σκοπός είναι να βρισκόμαστε σε αυτό το τεταρτημόριο όσο το δυνατόν λιγότερο. 
Εδώ τοποθετούνται οι εργασίες που είναι μη σημαντικές και μη επείγουσες. 
Εδώ μπορούμε να βάλουμε όλες αυτές τις «άχρηστες» εργασίες που κάνουμε καθημερινά με σκοπό να τις μειώσουμε αν όχι να τις εξαλείψουμε τελείως. 
Κουτσομπολιό, άχρηστα ηλεκτρονικά μηνύματα, χάσιμο χρόνου. Αν κάποιος βρίσκεται συχνά σε αυτό το τεταρτημόριο η εργασιακή του απόδοση θα φθίνει ολοένα και περισσότερο. 

Καλή σας επιτυχία!


Η Νάντια Καπλανίδου είναι επιχειρηματίας Business Coach & Mentor με 25 χρόνια επαγγελματικής πορείας. Σήμερα είναι διευθύντρια και ιδιοκτήτρια του Κέντρου Δια Βίου Μάθησης & Συμβουλευτικής ΠΥΘΑΓΟΡΑΣ και γνωστή Business Coach & Mentor επιχειρηματιών, επαγγελματιών και στελεχών συμμετέχοντας σε projects αναδιοργάνωσης, συγχώνευσης, πώλησης επιχειρήσεων με εξειδίκευση στις οικογενειακές επιχειρήσεις και τα θέματα που προκύπτουν κατά τη διαδοχή σε αυτές.

share post to:
Author