Από τη Χριστίνα Τζελέπογλου, P.R. Consultant & Δημιουργό του Positivelife.gr.
Μέχρι και πριν την πανδημία του COVID-19, οι περισσότερες εκδηλώσεις γινόταν δια ζώσης και κάποιες άλλες σε συνδυασμό με διαδικτυακή κάλυψη για όσους δεν μπορούσαν να παρευρεθούν από κοντά. Ο κορονοϊός όμως άλλαξε τα πάντα και στο επίπεδο της διοργάνωσης events.
Στο πλαίσιο των φόβων για εξάπλωση του COVID-19, οι διοργανωτές των εκδηλώσεων άρχισαν το πρώτο διάστημα να ακυρώνουν τη μία εκδήλωση μετά την άλλη. Αυτό όμως δεν θα μπορούσε να συνεχιστεί, έτσι ήρθαν στο προσκήνιο τα virtual events.
Τι είναι ένα virtual event;
Τα virtual events πρόκειται για εκδηλώσεις οι οποίες είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο για απομακρυσμένους συμμετέχοντες.
Για να παρακολουθήσει κάποιος την εκδήλωση δεν βρίσκεται στο χώρο της, αλλά μπορεί να την δει από όπου το επιθυμεί. Το μόνο που χρειάζεται είναι να διαθέτει μία καλή σύνδεση στο ίντερνετ και ένα laptop, pc ή smartphone από όπου θα μπορεί να τη δει.
Ποια είναι τα οφέλη του virtual event σε σχέση με τις εκδηλώσεις δια ζώσης;
Αν και οι διοργανωτές εκδηλώσεων είδαν αρχικά με δυσπιστία τα virtual events, στη συνέχεια με την εφαρμογή τους και την επιτυχία που είχαν παγκοσμίως κατά όλη αυτή τη περίοδο που διαρκεί η πανδημία, διαπίστωσαν και σημαντικά οφέλη.
•Μικρότερα λειτουργικά έξοδα
•Ευκολότερη διαχείριση καλεσμένων
•Λιγότερος χαμένος χρόνος για εύρεση χώρου/catering κλπ.
Πώς μπορείτε να διοργανώσετε το δικό σας virtual event;
Και αν όλα αυτά σας φαίνονται ιδιαίτερα ελκυστικά και θέλετε και εσείς να φιλοξενήσετε τη δική σας εκδήλωση, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
1) Επιλέξτε τη πλατφόρμα του virtual event
Το πρώτο που πρέπει να κάνετε είναι να βρείτε το εργαλείο που θα φιλοξενήσει την εκδήλωσή σας. Οι πλατφόρμες που έχετε στη διάθεσή σας είναι πολλές και η επιλογή τους εξαρτάται από τις ανάγκες και τον προϋπολογισμό σας.
Αν παραδείγματος χάρη είχατε σχεδιάσει να πραγματοποιήσετε ένα σεμινάριο ή μία ημερίδα αλλά ο κορονοϊός σας άλλαξε τα σχέδια, μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε webinars. Σίγουρα θα έχετε ακούσει γι’ αυτά καθώς πρόκειται για τα διαδικτυακά σεμινάρια. Δισεκατομμύρια χρήστες τη περασμένη και τη φετινή χρονιά επέλεξαν να παρακολουθήσουν webinars. Οι πιο δημοφιλείς πλατφόρμες είναι το Zoom, το Teams, το Zoho κλπ.
2) Στείλτε διαδικτυακές προσκλήσεις
Οι διαδικτυακές προσκλήσεις σ’ αντίθεση με τις κλασσικές δεν απαιτούν ιδιαίτερο κόπο. Στέλνοντας απλά το Link της εκδήλωσης, ο κάθε προσκεκλημένος μπορεί να παρακολουθήσει το event σας.
3) Επιλέξτε αν θα είναι προσβάσιμο ή όχι σε όλους
Όπως και στις κλασσικές εκδηλώσεις κάποιες είναι ανοιχτές και κάποιες όχι στο κοινό, το ίδιο ακριβώς συμβαίνει και στις διαδικτυακές. Έχετε την επιλογή, αφού πραγματοποιήσετε τις κατάλληλες ρυθμίσεις (π.χ. χρήση κωδικού) να δώσετε πρόσβαση μόνο σε όσους το επιθυμείτε.
4) Το Event σας είναι έτοιμο!
Με τη χρήση του διαδικτύου το event σας μπορεί να προβληθεί είτε σε live μετάδοση είτε και σε μαγνητοσκόπηση αφού πρώτα το επεξεργαστείτε.
Η εντυπωσιακή ανταπόκριση που είχαν τα virtual events παγκοσμίως, έχουν οδηγήσει τους PR Managers, τους διοργανωτές εκδηλώσεων και τις εταιρίες να σκέφτονται σοβαρά την ένταξη τους σε μόνιμη βάση.
Ακόμη και μετά το πέρας της πανδημίας, δεν είναι λίγοι αυτοί που έχουν αποφασίσει ήδη να πραγματοποιούν τις εκδηλώσεις και με τους δύο τρόπους ή και αποκλειστικά και μόνο διαδικτυακά, θέλοντας να επωφεληθούν από όλη αυτή τη ψηφιακή επανάσταση που έφεραν!
